Module und Funktionen

Arbeiten Sie effizienter durch die Option Dokumente direkt vollautomatisiert aus Ihren E-Mails in BUILD4YOU in die richtigen Belege einzufügen. Zeit ist immer knapp – kennen Sie das Problem? Wir haben die zeitsparende Lösung für BUILD4YOU mit unserem Modul „E-Mail2Belege“.

Mithilfe des Moduls können Sie Dokumente wie z. B. Aufträge, eingehende Angebote oder Auftragsbestätigungen direkt in BUILD4YOU übermitteln. Die Dokumente werden automatisch den entsprechenden Unterordnern zugeordnet. Optional kann der Inhalt der E-Mail ebenfalls als Dokument hinterlegt werden, wenn die E-Mail einen Textinhalt hat.

Durch Weiterleiten von E-Mails an die im System hinterlegte E-Mail Adresse wird das Dokument direkt passend zugeordnet. Dies können auch Fotos/Dokumente von einem Smartphone/Tablet sein. Sofern gewünscht kann der entsprechende Sachbearbeiter über ein neues Dokument benachrichtigt werden.

Sie haben täglich eine große Menge Rechnungen zu erstellen? Über den Tag sammeln sich große Mengen von Lieferscheinen, für die Sie in der Folge einzeln und manuell die Rechnungen erstellen?

Mit Hilfe des neuen Moduls Rechnungsautomatisierung können Sie auf Basis vorkonfigurierter Parameter täglich, wöchentlich oder auch monatlich automatisiert Ausgangsrechnungen erstellen lassen.

Im Rahmen der Konfiguration können Sie bestimmte Auftragsarten, Kundengruppen oder Kunden von der automatisierten Verarbeitung ausschließen.

Automatisiert erstellte Rechnungen können auf Wunsch im Anschluss an die Erstellung auch direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden. So wird die Rechnungserstellung zum vollautomatisierten Prozess innerhalb Ihres Unternehmens.

Der Weltmarkt ist in stetiger Bewegung – immer wiederkehrende Schwankungen bei Rohstoff- bzw. Materialpreisen sind die Folge. Verkaufspreise sind dahingehend schwierig zu kalkulieren.  Kennen Sie das Problem? Wir haben für Sie in BUILD4YOU die Lösung: unser Modul Teuerungszuschlag.

Mithilfe des neuen Moduls können Sie die ständig wechselnden Rohstoff- bzw. Materialpreise mittels Teuerungszuschlags auffangen. Diesen Teuerungszuschlag können Sie kundenbezogen oder für alle Kunden ganz einfach prozentual bestimmen und den Zeitraum individuell festlegen.

Im Beleg erscheint automatisch der ausgewiesene Teuerungszuschlag, der auftragsbezogen geändert werden kann. Selbstverständlich können Sie diese Einstellung auch problemlos in den Parametern für alle Ihre Kunden mit wenigen Klicks vornehmen. Zukünftig können Sie somit Schwankungen in den Rohstoff- und Materialpreisen temporär ausgleichen und sparen mit unserem neuen Modul viel Zeit für die Kalkulationen der Verkaufspreise.

Sie stehen im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern? Dann ist Ihnen der Datenstandard X-Rechnung sicherlich schon bekannt. Es handelt sich um ein XML-basiertes Datenmodell für elektronische Rechnungen, welches vor allem beim Rechnungsaustausch im deutschen öffentlichen Sektor zum Einsatz kommt.

Damit Sie direkt aus BUILD4YOU das Datenformat X-Rechnung an öffentliche Auftraggeber versenden können, haben wir ein passendes Modul für Sie entwickelt. Mit diesem Zusatzmodul können Sie beim Versenden einer digitalen Rechnung aus BUILD4YOU wählen, ob die Rechnung als PDF im Anhang versendet wird oder als X-Rechnung.

Wählen Sie die Option „X-Rechnung“ aus, wird eine XML-Datei der Rechnung erstellt und an die E-Mail angehängt. Der Empfänger bekommt so direkt das passende Datenformat geliefert.

Müssen Sie regelmäßig Lieferantenrechnungen begleichen?
Das Zahlungsmodul von BUILD4YOU ermöglicht es Ihnen, effizient SEPA-Zahlungsdateien zu erstellen und zu verwalten. Dieses Modul automatisiert den Prozess der Rechnungserledigung, indem es direkt aus BUILD4YOU heraus eine SEPA-Zahlungsdatei generiert, die Sie dann weiterverarbeiten können.

Sobald die Zahlung durchgeführt wird, werden die betreffenden Rechnungen im System automatisch als bezahlt markiert und der korrekte Betrag wird verbucht. Damit sparen Sie Zeit und reduzieren den Aufwand für die Zahlungsabwicklung erheblich.